Face à la crise sanitaire que nous vivons, prendre soin du capital humain n’a jamais été aussi important qu'aujourd'hui. Plus que jamais, vous devez passer à l'action et montrer que vous êtes une entreprise proactive et à l'écoute de vos équipes. Dès lors, la communication interne prend davantage de sens durant cette crise du Covid-19 pour entre autres rassurer les équipes en télétravail ou activité partielle. D'après une étude de MyRHline, 88% des entreprises* ont d'ailleurs mis en place une cellule de crise et un plan de communication spécifique. Il convient ainsi de rappeler qu'au delà de la crise, une bonne communication interne est essentielle au bon fonctionnement des entreprises. Alors, pour assurer une communication fluide et efficace, un certain nombre de bonnes pratiques doivent être mises en place.
Quels sont les enjeux de la communication interne en temps de crise sanitaire ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour une stratégie de communication interne efficace ? Quels sont les principaux outils à votre disposition ? Eléments de réponse.
Les enjeux de la communication interne
La communication interne consiste à maintenir et entretenir une interaction continue avec l’ensemble des collaborateurs à travers la diffusion d’informations pertinentes et utiles sur l’entreprise et ses projets.
Pour une communication RH fluide, il faut veiller à ce que les informations circulent verticalement (à tous les niveaux de la hiérarchie) et horizontalement (entre services, sites, employés).
La mise en place d'une communication RH efficace a pour principaux enjeux :
- Motiver et fidéliser vos collaborateurs
- Améliorer l’efficacité et la cohérence de votre organisation
- Renforcer l’attractivité de votre entreprise et de votre marque employeur
- Favoriser la cooptation
Zoom sur la crise Covid-19
Les outils digitaux de la communication interne
Le SIRH, le socle de la communication interne
Avec l'avènement du digital, il existe aujourd’hui de nombreux outils à disposition pour faciliter la communication RH. La crise sanitaire a d'autant plus accéléré la digitalisation des outils dans les entreprises, notamment au sein des services RH.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises s'appuient sur un SIRH en mode SaaS pour faciliter la gestion de leurs Ressources Humaines. Il s'agit d'un système composé de modules permettant de gérer diverses fonctions des ressources humaines (paie, recrutement, talents, formation, notes de frais, congés et absences…). Accessible où que vous soyez via internet, le SIRH va simplifier et fluidifier les échanges d'informations entre les services RH, les managers et les collaborateurs.
Afin de faciliter votre communication interne, Fortify propose un SIRH clé en main et rapide à mettre en place, doté de modules favorisant le bien être et la Qualité de Vie au Travail :
Le module « Bien être »
Mesurez le bien être des salariés au quotidien grâce au système de Feedback et de mesure- Suivez l’évolution des tendances de l’état d’esprit de vos collaborateurs
- Identifiez les axes d’amélioration
Le module « Vie de bureau »
- Informez les collaborateurs sur les dernières actualités de l’entreprise grâce à un outil
interactif et simple d’utilisation - Favorisez l’engagement des salariés, en communiquant sur les réussites et projets de l’entreprise
- Proposez des sondages et des invitations pour animer le quotidien de l’entreprise
Le module « Bons plans »
- Mettez en place un véritable réseau d’entraide au sein de votre entreprise
- Favorisez l’esprit d’équipe en encourageant les interactions entre les collaborateurs
- Développez vos engagements RSE en encourageant l’activité locale, le covoiturage etc…
Le module « Coach perso »
- Favorisez le développement personnel en apportant des conseils et astuces à vos collaborateurs
- Faites progresser vos collaborateurs en les aidant à développer leurs Soft Skills !
- Aidez l’ensemble de vos collaborateurs à s’épanouir au quotidien pour favoriser le bien être
En complément du SIRH, il existe de nombreux outils à votre disposition sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour votre communication interne.
Infographie - Les outils digitaux de la communication interne
4 bonnes pratiques pour optimiser votre communication interne
1. Miser sur la transparence
De nos jours, les employés sont en quête de transparence et de clarté de la part de la direction. C'est d'autant plus le cas en période de crise sanitaire. Les collaborateurs ont besoin d'être rassurés sur différents items : la santé financière de l'entreprise, ses projets, ses objectifs, son impact écologique, ses engagements RSE... En communiquant ouvertement, l'entreprise va créer un climat de confiance envers ses collaborateurs.
2. Optimiser la diffusion des informations
Il existe une multitude de canaux de communication (email, intranet, journal interne etc.) qu'il faut savoir utiliser à bon escient, selon les informations que vous souhaitez diffuser. Par exemple, pour faire passer un message important lié à l'organisation du travail par exemple, le canal email doit être privilégié afin de s'assurer que l'information arrive à destination. A l'inverse, une information liée à une actualité marché aura plutôt sa place sur un intranet ou le blog d'entreprise. Il faut également veiller à un bon équilibre dans le rythme que vous allez donner à vos communications. On le sait, trop d'informations peuvent être nuisibles. Les collaborateurs risquent de ne plus prêter attention aux messages s'ils sont trop sollicités. Privilégiez donc la qualité à la quantité d'informations.
3. Impliquer les salariés dans la communication
Aujourd'hui, les collaborateurs recherchent de l'authenticité de la part de leur entreprise. Pour répondre à leurs attentes, il faut sortir des codes de la communication classique et des discours trop institutionnels pour aller vers une communication plus fluide et participative. Pour cela, les salariés doivent être impliqués dans la communication à travers des sondages internes, des témoignages, des boîtes à idées etc... N'oubliez pas que les collaborateurs sont les premiers ambassadeurs de votre entreprise. Ils doivent être placés au cœur de votre plan de communication. Ainsi, encouragez vos équipes à contribuer et à relayer les actualités de l'entreprise. En les impliquant dans la communication et en leur donnant la parole, leur sentiment d'appartenance sera accru et ils seront à même de faire rayonner l'entreprise en externe.
4. Mesurer l'efficacité des actions
La communication interne en entreprise est complexe à évaluer. Il existe toutefois des méthodes et indicateurs pour mesurer l'efficience de votre stratégie de communication. L'objectif : mesurer l'engagement des collaborateurs mais également l'évolution du climat social en fonction des actions.
Pour évaluer vos actions, vous pouvez tout d'abord vous appuyer sur des enquêtes et sondages. Ceux-ci doivent être le plus simple et rapide possible, et les réponses de préférence anonymes afin de favoriser la sincérité dans les réponses. Pour suivre l'efficacité de vos actions, nous recommandons d'interroger vos équipes de façon régulière. Vous pourrez ainsi adapter votre stratégie de communication interne, dans une optique d'amélioration continue.
En complément de ces sondages à visée qualitative, vous pouvez également vous appuyer sur des indicateurs chiffrés. Plusieurs KPI peuvent être pertinents :
- Taux d’ouverture, de clic et de réponse aux emails, newsletters internes
- Taux de participation aux réunions (digitales ou présentielles)
- Taux d’engagement (par exemple nombre de Like, de partage, de commentaires sur les réseaux sociaux d'entreprise)
- Analyse du turnover : une bonne communication interne participant à la rétention des talents, un fort taux de turnover peut être le signe d'une communication interne défaillante.
