Pourquoi opter pour un coffre-fort numérique ?

De plus en plus d’entreprises optent pour le coffre-fort numérique afin de diffuser les bulletins de paye à leurs collaborateurs, de façon dématérialisée. Les avantages du coffre-fort électronique sont nombreux, tant pour le salarié que pour les services RH. En quoi consiste un coffre-fort numérique ? Quelles sont les règles imposées en matière de bulletin de paie dématérialisé ? Quels sont les atouts du coffre-fort numérique ? Eléments de réponse ci-dessous.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Tout comme un coffre-fort classique, un coffre-fort électronique (ou numérique) permet à tout particulier, salarié ou entreprise de stocker et de protéger ses documents précieux (contrats, bulletins de salaire…).

Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?

coffre-fort

  • Le principe est simple : le salarié peut accéder à l’ensemble de ses bulletins de paie via son coffre-fort personnel totalement sécurisé. Le coffre-fort numérique peut s'interfacer avec votre logiciel de paie ou votre SIRH pour plus de simplicité.
  • Les bulletins de paie sont impulsés directement par l'employeur en un clic. Les bulletins sont automatiquement distribués sur le coffre-fort numérique selon le matricule du collaborateur.
  • Chaque mois, le salarié reçoit un email lui indiquant que son bulletin de paie vient d’être déposé dans son coffre-fort électronique. Un lien URL lui permet de consulter son bulletin de paie en ligne après s’être authentifié.
  • Le salarié a également la possibilité de déposer et centraliser ses documents personnels dans son coffre-fort.
  • Des services supplémentaires peuvent être mis en place, comme la signature électronique à valeur probante de documents (ex : contrats de travail, avenants, etc…).
  • Si le salarié quitte l’entreprise, il conserve l’accès à son coffre-fort.

Que dit la loi concernant la mise en place d’un coffre-fort numérique ?

Depuis la loi Travail de 2017, vous n’avez plus l’obligation de demander l’accord de vos collaborateurs pour leur communiquer leurs bulletins de paie par voie électronique. Le BPE peut donc devenir la règle par défaut. Toutefois, les salariés conservent le droit de s’y opposer à tout moment.

Pour dématérialiser l’envoi des bulletins de paie, il est impératif de prévenir vos collaborateurs de ce nouveau mode de distribution au moins un mois avant la date d’envoi du 1er bulletin électronique. En cas d’opposition, vous devez retourner à une communication papier du bulletin de paie dans les 3 mois suivants le refus du salarié.
Le coffre-fort numérique est à ce jour la seule alternative légale avec la remise en main propre ou par courrier.

Fortify a choisi comme partenaire eDoc, le spécialiste de l’archivage numérique sécurisé, totalement conforme à la réglementation en vigueur.

Durée de conservation :

Le décret publié suite à la loi Travail impose deux possibilités de durée de conservation :

  • 50 ans,
  • jusqu’à l’âge maximal de mise à la retraite augmenté de 6 ans, soit 75 ans.

Les 3 principaux avantages du coffre-fort numérique

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  • Sécurité et confidentialité :
Les bulletins de salaire sont stockés dans un espace sécurisé en France, accessible uniquement par le collaborateur grâce à son mot de passe personnel. Notre partenaire eDoc dispose d'un processus complet de conservation des documents conformément à la réglementation en vigueur. L’intégration native du RIC (Relevé d’Identité de Coffre) vous assure la pérennité des informations en cas de changement d’entreprise.
  • Gain de temps et d’argent

Grâce à la dématérialisation, vous n’avez plus besoin d’imprimer et de distribuer les bulletins de paie à chaque collaborateur. Ainsi, vous réalisez des économies non négligeables liées à l’impression et à l’envoi des courriers notamment. Votre service RH peut alors se concentrer sur des tâches moins chronophages et à plus forte valeur ajoutée.

A savoir : Une entreprise de plus de 200 salariés va générer en moyenne une économie de 3 000€ par an grâce au coffre-fort numérique ! 

  • Valorisation de votre marque employeur

En proposant le coffre-fort électronique à vos collaborateurs, ceux-ci bénéficient gratuitement d’un espace de stockage sécurisé à vie. Vous leur offrez ainsi un outil fédérateur, insufflant souplesse et simplicité dans leur gestion administrative. Les collaborateurs apprécient particulièrement de pouvoir conserver et centraliser leurs documents personnels (carte d’identité, permis de conduire, ou tout autre document officiel). Le coffre-fort eDoc dispose d'une capacité de stockage de 1O Go, ce qui permet aux collaborateurs de stocker de nombreux documents. De plus, vous donnez l’image d’une entreprise digitale et novatrice qui simplifie la vie de ses employés, et également soucieuse de l’environnement dans une optique "0 papier". 

Infographie : pourquoi opter pour un coffre-fort numérique ?

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Comment choisir votre coffre-fort numérique ?

La solution choisie doit être conforme au cadre légal et aux normes en vigueur (notamment Afnor). En effet la loi impose des garanties fortes, concernant l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité des données et leur accessibilité. C'est pourquoi nous avons choisi comme partenaire eDoc, coffre-fort certifié AFNOR NF203 CCFN.

Nous proposons en option la mise en place d’un coffre-fort numérique interfacé avec nos solutions de paye et SIRH.

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