Externalisation RH : pourquoi sauter le pas ?

La gestion des Ressources humaines est particulièrement complexe et chronophage. C’est pourquoi, certaines entreprises décident de faire appel à un prestataire externe pour gérer tout ou partie de leurs ressources humaines. C’est ce qu’on appelle l’externalisation des ressources humaines ou le BPO RH (Business Process Outsourcing). Vous hésitez à confier certaines de vos activités RH à des experts ? Fortify vous propose un guide pour y voir plus clair sur l’externalisation des ressources humaines.

Externalisation des RH : qu’est-ce que c’est ?

L’externalisation des ressources humaines (ou BPO RH) consiste pour une entreprise à faire appel à un prestataire externe pour lui confier, de façon ponctuelle ou régulière, la prise en charge partielle ou totale d’un ou plusieurs processus RH.

L’externalisation des Ressources Humaines résulte d’une décision stratégique visant à augmenter les performances RH de l’entreprise. Elle permet aux équipes RH de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, en les libérant des missions les plus chronophages.

Outsourcing RH : qui est concerné ?

L’externalisation des RH (outsourcing RH) peut concerner tous les types d’entreprise, peu importe leur taille et leur secteur d’activité. En effet, de plus en plus de PME ou de startup tendent à déléguer leurs Ressources Humaines car elles manquent de ressources et de compétences en interne pour les gérer efficacement. Elles préfèrent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier et le développement de l’entreprise.

Dans le cas des grandes entreprises, le recours à l’externalisation des RH est moins fréquent car un effectif important implique une gestion RH attentive, avec des services RH plus conséquents et structurés. Il est en effet plus difficile d’avoir recours à des prestataires spécialisés sur l’ensemble de la fonction RH pour les grandes entreprises. Elles peuvent néanmoins faire appel à des sous-traitants pour certaines missions ponctuelles ou récurrentes peu stratégiques (conseil juridique, élections CSE, recouvrement des IJSS, gestion de la paie, de la formation…)

Comment réussir son projet de BPO RH ?

Avant de se lancer dans l’externalisation de vos RH, il convient d’évaluer s’il est pertinent d’externaliser les différentes missions ou activités. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthode des « 4 C » :

  • Complexe : la tâche nécessite-t-elle une expertise (juridique, SI, expertise paie …) ?
  • Chronophage : la tâche nécessite-t-elle un temps de traitement conséquent ?
  • Critique : quels sont les risques (juridiques ou financiers par exemple) générés par cette activité ?
  • Circonscrite : combien d’intervenants et de services sont concernés par le processus RH ?

Plus l’activité répond à ces critères, plus il sera intéressant de l’externaliser.

Quelles missions RH peuvent-elles être externalisées ?

Un grand nombre de missions RH peuvent être externalisées. La plupart du temps, il s’agit d’activités administratives peu stratégiques et à faible valeur ajoutée. Les entreprises préfèrent en effet se concentrer sur des missions touchant à la stratégie de l’entreprise (gestion des talents, GPEC, marque employeur…)

Ainsi les activités les plus souvent externalisées vont être les suivantes :

Quels sont les avantages de l’externalisation RH ?

Gain de temps et productivité ⌚

Le premier avantage du BPO RH est de faire gagner du temps aux équipes RH pour leur permettre de se consacrer à des activités à forte valeur ajoutée. En effet, vos services RH sont confrontés quotidiennement à de nombreuses tâches administratives : gestion de la paie, rédaction des contrats, suivi administratif, gestion des arrivées / départs etc… A cela s’ajoute la nécessité de veille sociale particulièrement chronophage !

Faire appel à un prestataire externe vous permettra de soulager vos services RH tout en respectant la législation en évolution constante. Vos services RH seront ainsi plus productifs et réactifs vis-à-vis des demandes de vos collaborateurs. Ils pourront ainsi se consacrer à des missions de haute importance telle que la gestion des talents, la GPEC, le dialogue social, la QVT, le reporting RH… Tout ceci aura également un impact positif sur votre marque employeur !

Maîtrise des coûts 💰

L’externalisation de certaines missions RH va également vous permettre de mieux maîtriser vos coûts. Tout d’abord, elle va vous apporter un gain de productivité et de temps considérable en vous permettant de vous concentrer sur vos missions les plus stratégiques. En faisant appel à des experts, vous allez également gagner en sécurité sur votre gestion administrative et sociale, en réduisant les possibles risques d’erreurs liés au non-respect de la législation. Vous pouvez également faire appel à des experts pour des besoins ponctuels sans avoir à recruter de nouvelles compétences en interne.

Conformité juridique et sociale ✅

La gestion RH (paie, administration du personnel) nécessite une grande rigueur et peut facilement être source d’erreurs. En effet, elle est soumise à des évolutions légales et conventionnelles régulières. Ainsi, en déléguant cette partie, vous pouvez vous appuyer sur le savoir-faire et l’expérience du prestataire. Avec son œil expert, il vous aidera à être vigilant sur les points de non-conformité, à mettre en place les documents nécessaires et à limiter le risque d’erreurs.

Afin de garantir cette conformité, Fortify travaille avec les logiciels RH les plus performants du marché, qui intègrent des mises à jour légales et conventionnelles en temps réel. C’est notamment le cas du logiciel de paie Silae qui intègre plus de 800 conventions collectives et garantit ainsi une paie juste et fiable.

Compétences et expertises 💼

Comme toute entreprise, vos besoins évoluent dans le temps et vous n’avez pas toujours les ressources en interne pour faire face à ses nouveaux enjeux. Ainsi, il peut être intéressant de faire appel à un prestataire qui aura les compétences nécessaires pour répondre à vos problématiques et vous apporter un regard extérieur. Le BPO RH permet ainsi une certaine souplesse, en confiant à un expert des missions précises de façon ponctuelle ou récurrente en fonction de vos besoins (par exemple : recrutement d’un profil spécifique, gestion de la formation, audit de conformité, recouvrement d’IJSS…)

Comment choisir son partenaire RH ?

L’externalisation d’une ou plusieurs activités RH implique un engagement fort entre l’entreprise et le prestataire externe qui devient alors un partenaire stratégique.

Dès lors, il convient de tout mettre en œuvre pour trouver le prestataire qui vous accompagnera au mieux dans vos problématiques RH. Pour ce faire, il est essentiel d’analyser les critères suivants.

  • Agilité et flexibilité 

Comme nous l’avons vu, les problématiques RH sont propres à chaque entreprise. Ainsi, il est essentiel de travailler avec un partenaire qui saura s’adapter à votre entreprise et vous proposer une offre sur mesure. Chez Fortify nous proposons ainsi plusieurs formules d’externalisation des Ressources Humaines que nous pouvons tout à fait faire évoluer en fonction de vos besoins.

  • Relationnel et aspect humain

Bien entendu, l’humain doit être au cœur des relations avec votre prestataire. Chez Fortify, vous êtes suivi par un expert dédié qui est votre interlocuteur privilégié tout au long de la prestation. Nos experts accompagnent quotidiennement leurs clients dans leurs problématiques paie, RH ou dans l’utilisation de nos solutions. Chez nous, pas de hotline mais un contact privilégié avec les experts chargés de votre dossier. Nous mettons un point d’honneur à établir une relation de proximité fondée sur la confiance et la réactivité.

  • Expertise et références

Pour évaluer l’expertise du prestataire, rien de plus efficace que d’étudier les références clients. Pour cela, lisez avec attention les témoignages clients, n’hésitez pas à consulter ou demander des études de cas clients au prestataire, ou même à prendre contact avec des clients pour échanger avec eux et évaluer leur satisfaction.

  • Approche et méthodologie

Renseignez-vous également le plus possible sur l’approche et la méthodologie de travail du prestataire, mais également sur le suivi et les livrables attendus. Pour faire votre choix, tournez-vous vers le prestataire qui aura le mieux compris votre besoin et saura vous faire une proposition en adéquation avec vos attentes. Chez Fortify, nous avons à cœur d’apporter à nos clients une approche haut de gamme et résolument innovante des ressources humaines.

  • Prestations proposées

En fonction de vos besoins, il faut être attentif aux prestations que propose le prestataire. Vous pouvez vous tourner soit vers un cabinet spécialisé dans certains domaines (paie, recrutement, formation…) soit vers une entreprise qui sera à même de vous accompagner de façon complète, sur l’ensemble de vos besoins RH. L’avantage : disposer d’un interlocuteur unique pour vos problématiques RH.

C’est pourquoi chez Fortify nous disposons d’une triple expertise nous permettant de nous positionner comme acteur unique pour l’ensemble de la sphère RH. Notre synergie repose ainsi sur 3 grands pôles : le BPO RH, les solutions digitales RH et le conseil & l'audit. Nous pouvons ainsi vous accompagner à la fois sur vos enjeux de digitalisation avec l’implémentation de solutions RH adaptées à vos besoins mais également sur l’externalisation de certains process (paie, formation, IJSS…). Enfin, notre pôle conseil & audit est à votre disposition pour réaliser des prestations sur mesure pour répondre à vos enjeux : valorisation de votre marque employeur, optimisation de vos processus RH, mise en conformité paie et sociale, stratégie de rémunération etc…

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