Entretiens professionnels obligatoires et facultatifs : le guide

L’organisation d’entretiens professionnels fait partie des obligations légales des entreprises. Il n’est pas toujours évident pour les services RH de s’y retrouver parmi les nombreux entretiens qui rythment la carrière des salariés. Certains entretiens sont en effet obligatoires et prévus dans le code du travail, et d’autres sont facultatifs.

Dans le cadre du mois de la Conformité RH, Fortify fait le point sur les différents types d’entretiens, leurs objectifs et les éventuelles sanctions en cas de manquement. Suivez le guide !

Quels sont les entretiens obligatoires en entreprise ?

1. L'entretien professionnel : une obligation légale

Il existe deux types d'entretiens professionnels obligatoires concernant l'ensemble des salariés : l'entretien biennal (tous les 2 ans), et l'entretien sexennal (tous les 6 ans)

 🔎 Zoom sur l'entretien biennal

➡️ Descriptif :

Depuis le 7 mars 2014, les salariés doivent bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans. Il concerne tous les salariés quel que soit leur contrat y compris les contrats de professionnalisation et d’apprentissage.

➡️ Objectifs de l'entretien biennal :

Celui-ci permet d’envisager les perspectives d’évolution dans l’entreprise, et de faire le point sur les besoins en formation.

Même si la forme est libre, il existe des points à aborder obligatoirement au cours de l’entretien professionnel biennal :

  • l’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi ;
  • les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
  • l’évaluation de son employabilité ;
  • la réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.

🖍️ A noter :

L’entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à un des cas suivants : 

  • Congé de maternité
  • Congé parental à temps plein ou partiel
  • Congé d’adoption
  • Congé de proche aidant
  • Congé sabbatique
  • Période de mobilité volontaire sécurisée
  • Arrêt maladie de plus de 6 mois
  • Mandat syndical

🔎 Zoom sur l'entretien professionnel sexennal

entretien-professionnel

➡️ Descriptif :

L’entreprise a également l’obligation d’organiser tous les 6 ans un entretien professionnel de bilan, afin de faire un « état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié »

➡️ Objectifs de l’entretien sexennal :

Cet entretien permet :

  • de vérifier que le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels biannuels
  • de s’assurer qu’il a bien suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation ou la VAE, et bénéficier d’une progression salariale ou professionnelle.

💬 Organisation des entretiens professionnels 

L'entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail et est assimilé à du temps de travail effectif. Il a lieu dans les locaux de l'entreprise. A l’issue de l’entretien, l’entreprise doit remettre un écrit au salarié, dont la forme reste libre. Il peut notamment s’agir d’un simple compte-rendu.

❌ Sanctions encourues en cas de manquement

L’absence d’entretien professionnel est considérée comme une faute pour l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail.

Au sein des entreprises de plus de 50 salariés, si aucun entretien n’a été réalisé et si aucune formation non obligatoire n’a été suivie par les salariés concernés, l’employeur devra abonder le Compte Personnel de Formation du salarié d’un montant de 3 000€.

2. Un entretien annuel imposé pour les salariés au forfait jour

Conformément aux dispositions de l’article L 3121-46 du Code du travail, l’employeur est tenu d’organiser un entretien annuel individuel avec chaque salarié soumis au forfait jours dans l’entreprise.

➡️ Objectifs de l’entretien annuel des salariés au forfait jour

Cet entretien doit porter sur :

  • la charge de travail du salarié
  • l’organisation du travail dans l’entreprise
  • l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale
  • la rémunération du salarié concerné
❌ Sanctions encourues

Dans l’hypothèse du non-respect de la convention de forfait jours annuels, celle-ci peut être considérée comme nulle.

3. Un entretien imposé en fin de mandat des représentants du personnel

Pour certaines entreprises, il est obligatoire d’organiser un entretien de fin de mandat pour les représentants du personnel.

  • Pour les entreprises de moins de 2000 salariés : l’obligation concerne uniquement les représentants du personnel dont le nombre d’heures de délégation représente au moins 30% de sa durée contractuelle de travail sur l’année.
  • Pour les entreprises de plus de 2000 salariés : les entretiens de fin de mandat doivent être effectués auprès des représentants du personnel, quel que soit le nombre d’heures de délégation.
➡️ Objectifs de l’entretien de fin de mandat :

Cet entretien de fin de mandat permet de faire le point sur les compétences acquises par le collaborateur au cours du mandat mais aussi de prendre connaissance des éventuelles possibilités de valorisation de son expérience pendant son mandat, dans l'optique d'une évolution de carrière.

🖍️A noter :

L’entretien de fin de mandat peut coïncider avec l’entretien professionnel. La loi ne précise pas les sanctions prévues en cas de manquement.

4. L'entretien télétravail, peu pratiqué mais pourtant obligatoire

Souvent méconnu des entreprise, l’entretien annuel de suivi du télétravail est pourtant obligatoire pour les salariés pratiquant le télétravail. Néanmoins, la loi ne précise pas le nombre de jours de télétravail pratiqués par semaine. Il est donc judicieux d’organiser un entretien télétravail pour tous les salariés concernés par la pratique, peu importe le rythme effectué.

🖍️A noter :

L’entretien télétravail peut être effectué en présentiel ou en visioconférence. Il doit être organisé à l’initiative de l’employeur.

➡️ Objectifs de l’entretien télétravail

Selon le Code du travail, l’entretien télétravail doit aborder avec le salarié “les conditions de son activité et sa charge de travail”. Il permet notamment d’évoquer des points tels que la charge de travail, l’équilibre vie personnelle-professionnelle, la déconnexion, les équipements de travail, les éventuels besoins en formation…

Les sanctions encourues

A ce jour, la loi ne précise pas de sanction en cas d’absence d’entretien télétravail. Néanmoins, les employeurs ont tout intérêt à privilégier les échanges et à assurer un suivi régulier pour que l’organisation en télétravail se déroule au mieux.

Quels sont les entretiens facultatifs en entreprise ?

Au delà des obligations légales des entreprises en matière d'entretiens, il existe de nombreux entretiens facultatifs pouvant être organisés à l'initiative de l'employeur. Le plus répandu est l'entretien annuel (ou entretien d'évaluation). Bien que facultatif, cet entretien est essentiel pour favoriser les échanges avec vos collaborateurs et faire le point sur leur travail et leurs compétences.

Zoom sur l'entretien annuel (ou d'évaluation)

➡️  Descriptif de l'entretien annuel 

Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel (ou entretien d’évaluation) n’est pas une obligation légale. Il a lieu une fois par an, entre le collaborateur et son manager. Généralement, il est réalisé sur la période de fin d’année, entre octobre et décembre.

Certaines conventions collectives imposent l’organisation d’un entretien annuel. Il faut alors respecter les dispositions prévues (entretiens d’évaluation obligatoires, périodicité et contenu de ces entretiens, etc.).

Si un entretien annuel est organisé au sein de l'entreprise, il doit concerner tous les salariés.

➡️ Les objectifs de l'entretien annuel

Les objectifs de l’entretien annuels différent de ceux de l’entretien professionnel. Cette entrevue entre le manager et son collaborateur, est notamment l’occasion de :

  • Faire le bilan de l’année écoulée
  • Définir les nouveaux objectifs
  • Evaluer la qualité du travail du collaborateur et identifier des axes d'amélioration
  • Faire le point sur les besoins en formations pour l’acquisition de nouvelles compétences.
  • Aborder le sujet de la rémunération et les perspectives d’évolution

L’entretien annuel n’étant pas règlementé, sa forme est libre. Il est néanmoins essentiel que le manager le prépare en amont, afin de garantir des échanges constructifs et structurés. Une grille d’appréciation peut notamment servir de support à l’entretien afin de mesurer l’adéquation des aptitudes professionnelles du salarié aux exigences du poste.

🖍️A noter :

L’employeur n’a pas l’obligation de remettre un compte-rendu écrit au salarié, sauf si la convention collective le prévoit.

Comparatif entretien annuel et entretien professionnel :

Comparatif entretien professionnel et entretien annuel

De nombreux entretiens spécifiques facultatifs

Il existe par ailleurs de nombreux entretiens spécifiques qui peuvent être organisés de manière facultative pour renforcer la communication avec vos collaborateurs ou pour des motifs liés au management :

  • L’entretien Onboarding, essentiel à la bonne intégration de vos nouvelles recrues et qui permet de faire découvrir la culture de l’entreprise.
  • L’entretien individuel de début de mandat de représentants du personnel. A l'inverse de l'entretien de fin de mandat, il n'est pas obligatoire mais il peut néanmoins être organisé, notamment sur demande du salarié
  • Les entretiens de milieu de carrière (aux alentours de 45 ans) qui permettent de faire un état des lieux des expériences et des compétences du collaborateur afin de réfléchir aux orientations de carrière
  • Les entretiens de fin de carrière pour faciliter la transition entre la vie professionnelle et le départ à la retraite mais également organiser la transmission de compétences.
  • Les entretiens spécifiques liés au management et qui répondent à des situations occasionnelles : entretien de recadrage, entretien d’évolution, entretien préalable à une sanction…

    Vous connaissez désormais l’ensemble des entretiens obligatoires et facultatifs ainsi que leurs objectifs et enjeux. Saviez-vous qu’une solution digitale peut fortement vous aider dans l’organisation de vos entretiens ? Un logiciel de gestion des Talents permet en effet de simplifier a la gestion des entretiens et vous offrent l'opportunité d'optimiser la gestion du capital humain de votre entreprise.

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