Comment éviter les erreurs sur les bulletins de paie ?

Selon un sondage Ifop de 2015, un salarié français sur trois a déjà constaté une erreur sur sa fiche de paie. Ces erreurs peuvent porter fortement préjudice à l’entreprise. En effet, en plus des risques juridiques encourus, un manque de rigueur sur la gestion de la paie peut nuire à l’image de l’entreprise.

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur les bulletins de paie et pourquoi ? Quelles conséquences peuvent avoir ces erreurs ? Quelles sont les solutions pour éviter les erreurs sur les fiches de paie ? Eléments de réponse.

Bulletins de paie : erreurs fréquentes et causes

La gestion de la paie demande des compétences spécifiques et une grande rigueur. En effet, du fait de sa complexité, cette activité peut facilement être source d’erreurs. Elle requiert ainsi une vigilance et une expertise dans le domaine, pour minimiser le risque d’erreurs.

Les erreurs fréquentes

  • Des disparités de rémunérationgestion-paie
  • Un total d’heures travaillées inexact
  • Non prise en compte de la majoration des heures supplémentaires
  • Des erreurs sur le montant de cotisations
  • Des erreurs liées au calcul des primes
  • Des erreurs liées à l’application de la convention collective
  • Un mauvais calcul des congés payés
  • Des notes de frais non remboursées
  • L’ancienneté d’un salarié non prise en compte dans la rémunération
  • Absences pour maladie ou arrêt de travail erronées
  • DSN erronées
  • Un trop perçu de salaire.

Les causes de ces erreurs 

La plupart du temps, ce type d'erreurs est dû à un mauvais paramétrage de votre logiciel de paie et une non maîtrise de la convention collective. Pour une paie fiable et conforme à la législation, le paramétrage initial est primordial, car il permettra de gérer les spécificités de chaque dossier de paie. En effet, le paramétrage du logiciel de paie va impacter les différentes étapes de la paie  par exemple :

  • Calcul des éléments du bulletin de paie (taux de cotisation, minimums légaux ou conventionnels, régimes dérogatoires)
  • Saisies automatisées pour réaliser les DSN (report de l’identifiant du salarié, reprise de ses cotisations, déclaration des assiettes plafonnées et déplafonnées)
  • Reprises de données pour calculer le prélèvement à la source 
  • Contrôles de cohérence des cotisations
  • Variation de masses salariales...
    Chaque entreprise dispose de spécificités liées à sa convention collective, son secteur d’activité ou encore le statut de ses salariés. Ainsi, pour tout déploiement du logiciel de paie Silae, les experts paie Fortify réalisent un paramétrage totalement sur-mesure.

Les conséquences des erreurs sur les bulletins de paie et sur la DSN

Conséquences juridiques

A savoir : Légalement, l’employeur est tenu chaque mois de fournir à chaque salarié un bulletin de paie clarifié, conformément à la réforme mise en œuvre le 1er janvier 2018.

En cas d’irrégularité constatée par une des deux parties, des actions en justice peuvent être entreprises.

Cas n°1 : erreur au bénéfice du salarié

En cas de trop-perçu, l’erreur peut être constatée par l’employeur directement ou par l’employé qui remonte l’information à sa direction.

  • Si le salarié est toujours sous contrat avec l’entreprise : une retenue de salaire peut être effectuée pour rembourser le trop-perçu sur les mois suivants.

Attention : l’employeur doit informer son salarié au préalable. La retenue de doit pas dépasser 10% du salaire net.

Lorsqu'un salarié refuse le remboursement à la suite de la demande de l'employeur, ce dernier peut sanctionner le salarié, la sanction pouvant aller jusqu'au licenciement pour faute grave (Cass. Soc., 11 septembre 2019, n° 18-19.522).

  • Si l’employé n’est plus salarié dans l’entreprise : l’employeur peut exiger le remboursement du trop-perçu.

Attention : le délai est de 3 ans à compter de la fin du contrat de travail. Les sommes réclamées relèvent des 3 années avant la date de fin de contrat (art. L3245-1 du code du travail). Si l’ex-salarié refuse de rembourser les sommes, l’employeur peut déclencher une procédure judiciaire (Art. 1376 de la Loi 1804-02-07 du 17 février 1804 du code civil).

Cas n°2 : erreur au bénéfice de l’entreprise

Légalement, un salarié dispose d’un délai de 3 ans, à compter de la date de versement du salaire, pour contester une fiche de paie et lancer une action devant le Conseil des Prud’hommes (article L. 3245-1 du Code du travail).

Le conseil peut alors exiger le paiement de ces sommes, majorées d’intérêts de retard. L’entreprise pourra être condamnée à payer des dommages et intérêts supplémentaires.

Par ailleurs, le salarié peut obtenir la rupture de son contrat de travail si le retard de paiement est conséquent (licenciement sans cause réelle ouvrant droit à des indemnités).

A savoir : l’entreprise peut faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF. En cas de négligences constatées, une procédure de redressement peut être lancée.

En cas de bulletin erroné ou non remis à vos salariés, l’amende peut aller jusqu’à 450€ par document, à cela peuvent s’ajouter des indemnités de retard dans certains cas.

Cas n°3 : les erreurs DSN

La déclaration sociale nominative (DSN) a été créée pour simplifier la vie des entreprises et les accompagner dans la transformation digitale de leurs démarches administratives et sociales. Elle génère cependant de nombreuses erreurs. Il convient de leur porter la plus grande attention car toute omission ou incohérence sur les DSN peut avoir des impacts sur les droits à la retraite des salariés. Le paramétrage de votre logiciel de paie est donc très important, car celui-ci va permettre d'établir une DSN fiable en transmettant les données adéquates.

Des sanctions et des pénalités sont prévues en cas de DSN non conformes.

En effet, l’employeur encourt une pénalité de 34,28 €* par salarié et assimilé, pour inexactitude dans les rémunérations déclarées ayant pour effet de réduire le montant des cotisations dues.

(*source : www.service-public.fr)

Conséquences sur l’entreprise et sa marque employeur

En plus des conséquences juridiques, les erreurs sur les bulletins de paie peuvent avoir de graves conséquences sur l’entreprise et sa marque employeur.
Tout d’abord, elles peuvent engendrer des répercussions financières. Une mauvaise gestion de la paie pourra en effet impacter la comptabilité et fausser les résultats de l’entreprise. De plus, en cas de procédure juridique à son encontre, l’entreprise risque de devoir verser des dommages et intérêts aux employés lésés, voire même des indemnités de rupture de contrat.
La gestion de la paie est un sujet sensible puisqu’elle impacte directement la vie du salarié. Des erreurs fréquentes sur les fiches de paie risquent de générer une perte de confiance du salarié envers son employeur et des tensions en interne. Une gestion peu rigoureuse de la paie aura des impacts négatifs au sein de l'entreprise qui peuvent fortement dégrader sa réputation et son image employeur.

3. Les solutions pour éviter les erreurs sur la gestion de la paie

  • Réaliser un audit de conformité
La paie est une fonction complexe, du fait des évolutions constantes de la législation en la matière. Afin de vous sécuriser, il est important de réaliser régulièrement un audit de conformité de la paie.
 

A savoir : en France, chaque employeur est susceptible de faire l'objet d'un contrôle une fois tous les 3 ans (périodicité qui correspond au délai de prescription des cotisations).

L’objectif de l'audit : mesurer les écarts entre vos pratiques de paie et les règles en vigueur et mettre en place des correctifs. Vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé, comme Fortify qui réalisera un audit en bonne et due forme. Cet audit donnera lieu à un rapport sur vos règles ainsi que des préconisations de mise en conformité au regard du réglementaire.
  • Investir dans une solution de paie performante
logiciel-paieIl est primordial de s’équiper d’un logiciel de paie performant. La solution Silae est un logiciel en mode SaaS qui permet une automatisation poussée de vos processus de paie. L’avantage de cette solution est la mise à jour légale et conventionnelle automatique et en temps réel. Vous gagnez ainsi du temps sur la veille réglementaire et vous vous assurez une paie fiable et conforme à la législation !
Comme nous vous l'expliquions plus haut, le paramétrage initial du logiciel de paie doit être irréprochable. C'est celui-ci qui conditionnera la conformité et la fiabilité de vos fiches de paie, et vous fera gagner un temps précieux !
Autre avantage du logiciel Silae : la possibilité d’interfacer la solution avec un logiciel de Gestion des temps et Activité. Ainsi, les données saisies sur le logiciel de GTA sont automatiquement transmises vers la paie pour alimenter les EVP qui découlent des temps (heures supplémentaires, tickets restaurant...) et des activités (prime d'activité, salissures...).
Silae s’interface également avec la plupart des SIRH. Vous pouvez ainsi connecter Silae avec votre logiciel de gestion des notes de frais. Celles-ci seront alors automatiquement basculées vers la paie.
Avec un logiciel de paie tel que Silae et un paramétrage réalisé par des experts, le risque d’erreur sur les bulletins de paie est considérablement réduit !
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  • Externaliser sa paie à des experts
Si vous ne disposez pas des compétences en interne, nous vous recommandons vivement de faire externaliser la gestion de votre paie. En confiant votre paie à des experts, vous avez la garantie d’avoir une paie fiable et conforme à la réglementation. De plus, vous gagnez un temps considérable pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Avec le service d'externalisation de la paie de Fortify, vous maitrisez vos coûts avec une facturation au bulletin. Vous bénéficiez en outre d’un interlocuteur dédié pour vous accompagner et répondre à vos questions.
  • Se perfectionner grâce à des formations
Si vous disposez des compétences en interne et choisissez de gérer vous-même votre paie, il est important de se perfectionner par le biais de formations. La paie est une fonction de l’entreprise en constante évolution, il est important de suivre les évolutions et de s’adapter. C’est pourquoi nous avons conçu des parcours de formation spécialement dédiés aux gestionnaires de paie.
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