Bulletin de paie et dématérialisation : mode d'emploi

Au 1er Janvier 2017,  les entreprises qui le désirent pourront remettre à leurs salariés leurs bulletins  de paie sous forme électronique. Le bulletin de paie électronique est un pas de plus vers la digitalisation des ressources humaines, une pratique qui permettra sur le long terme de familiariser les employeurs ainsi que leurs salariés à l’environnement digital.

Le bulletin de paie électronique : explications

Depuis la loi du 12 Mai 2009 qui a pour objectif de simplifier et réduire les procédures issues du Code du travail, l’employeur avait la possibilité de remettre à son salarié un bulletin de paie dématérialisé. Pour se faire il devait s’assurer d’avoir obtenu au préalable l’accord de l’ensemble de ses salariés pour pouvoir mettre en place le bulletin électronique. Si un seul des salariés refusait, aucun d’entre eux ne pouvait en bénéficier.

Cependant, à partir du 1er janvier 2017, la loi Travail dite « El Khomri » dispose que seuls les salariés ayant communiqué à leur employeur qu’ils ne désirent pas être inclus dans la démarche de dématérialisation du bulletin de paie n’en bénéficient pas. Par ailleurs, tous les autres salariés n’ayant spécifié aucune particularité à ce sujet bénéficieront automatiquement de cette nouveauté. Afin de garantir l’intégrité de leurs données et rassurer les salariés, les employeurs s’engagent à mettre tous les documents inhérents à la vie d’un salarié au sein de l’entreprise (tel que le bulletin de paie ou encore un contrat de travail), dans un « coffre-fort électronique » individuel et accessible à tout moment par le salarié tout au long de sa carrière professionnelle même si ce dernier vient à changer d’entreprise.

En France, on constate que seulement 15% des bulletins de paie sont transmis sous forme électronique contre 95% en Allemagne et 70% en Grande-Bretagne. (Source Juillet 2015). Le retard des entreprises françaises sur leurs voisins européens est notamment dû au passage à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), les entreprises s’étant consacrées  à  sa mise en place et délaissant la dématérialisation du bulletin de paie.

D’autres raisons expliquent ces différences :

  • L’attachement culturel à la documentation papier,
  • Le manque de confiance dans la gestion digitale des données.

Conserver les données

Les entreprises ont la possibilité de faire appel à des prestataires pour garantir la conservation des données numériques dans les meilleures conditions. Ces derniers disposent de solutions spécifiques qui garantissent la conservation longue durée des données que ce soit des factures, des e-mails, ou encore des bulletins de paie. L’enjeu  de l’entreprise est de faire appel au bon partenaire pour rassurer les salariés concernant la conservation de leurs bulletins de paie dans le temps. Même si le bulletin de paie électronique sera transmis par mail et placé dans un coffre-fort électronique, l’entreprise doit s’assurer que le salarié pourra consulter ses documents à tout moment même en cas de changement d’entreprise.

L’avantage du bulletin électronique

Pour le salarié, l’avantage du bulletin de paie électronique est indiscutable et apporte un nouveau service et du confort au salarié. Il reçoit sa fiche de paie et son virement simultanément. Il peut constater les éventuelles erreurs ou omissions et réagir immédiatement. De plus il dispose d’un accès permanent à ses bulletins de paie originaux sans avoir à les stocker personnellement ou en ayant recours au service RH.

Pour les entreprises, la dématérialisation du bulletin de paie permet de faire de réelles économies : un bulletin de paie électronique coûtera moins cher qu’un bulletin classique, puisque des économies de papier, de frais postaux, et de temps (mise sous pli…) seront réalisées. Par ailleurs, il sera impossible de falsifier un bulletin de paie électronique puisqu’il sera signé de manière électronique. Le partenaire choisi par l’entreprise sera le garant de la sécurité des données des salariés et de l’efficacité du coffre-fort électronique mis à leur disposition.

Convaincre le salarié

L’objectif pour les entreprises est de présenter de manière rapide et claire à leurs salariés les avantages du bulletin de paie électronique pour obtenir progressivement le plus grand nombre de consentements individuels. Pour engager le salarié, il est nécessaire de lui garantir que son bulletin de paie sera hébergé par un tiers de manière sécurisée sur un espace personnel. (Source).

Dans un premier temps les entreprises devront saisir l’importance du choix de leur solution et donc de leur partenaire de projet qui se chargera d’accompagner les salariés autant que l’entreprise elle-même pour la mise en place du service. En cas de départ du salarié, c’est le partenaire qui devra se charger de fournir l’accès au suivi des données du salarié.

Pour que cette dématérialisation du bulletin de paie paraisse la moins abstraite possible aux yeux des salariés, il est essentiel pour les entreprises de les accompagner en expliquant les bénéfices de ce changement tant sur le plan individuel que collectif afin de faciliter la transition.

Les nouvelles technologies et la digitalisation ont un impact direct sur le fonctionnement interne d’une entreprise. Les relations et les échanges de documents sont exclusivement électroniques, l’enjeu est de continuer à sensibiliser tous les acteurs d’une entreprise afin de pérenniser le processus.

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